La domanda deve essere indirizzata all'Ufficiale di Stato Civile del Comune dove verrà custodita l'urna cineraria.
È necessario che il defunto abbia scelto in vita questa forma di conservazione delle ceneri (tramite disposizione testamentaria, dichiarazione autografa, dichiarazione resa a società di cremazione). Il defunto dovrebbe inoltre aver indicato il nominativo della persona a cui le ceneri devono essere affidate.
La volontà del defunto può anche essere provata mediante dichiarazione sostitutiva di atto notorio resa di fronte a pubblico ufficiale dal coniuge, ove presente, e da tutti i congiunti di primo grado. Le sottoscrizioni devono essere appositamente autenticate.
Coniuge e parenti di primo grado devono inoltre essere tutti concordi nell'individuare, nello stesso atto, un unico affidatario.